Работа с планами и отчетами

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КУЛЬТУРЫ «ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БИБЛИОТЕЧНАЯ СИСТЕМА»

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ГОРОДСКАЯ БИБЛИОТЕКА им. М. Горького

ОТДЕЛ МЕТОДИЧЕСКОЙ И БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЙ РАБОТЫ

 

 

 

 

 

 

 

 

РАБОТА С ПЛАНАМИ

 

И ОТЧЕТАМИ

 

 

Методическая консультация

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Батайск

2013

ББК 78

Р 13

 

 

 

 

 

 

Составители И. П. Ревинова, З.В. Малютина

Ответственный за выпуск:

Директор МБУК «ЦБС»

Е. В. Парасоцкая

Работа над планами о отчетами [Текст] : методическая консультация / сост. И. П. Ревинова, З. В. Малютина; ОМБР ЦБ им. М. Горького. – Батайск, 2013. – 20 с.

Методическая консультация для заведующих структурными подразделениями библиотечной системы города Батайска предназначена для улучшения качества аналитической деятельности при составлении различных отчетов и планов работы.

 

Уважаемые коллеги!

 

Методическая консультация, которую вы читаете, предназначена для изучения и применения на практике методических основ составления годовых, квартальных, месячных планов и отчетов.

Пособие станет ориентиром в аналитической деятельности библиотек, которая предусматривает расчет основных показателей, организацию правильного учета статистики, мероприятий по библиотечной и справочно-информационной работе.

В пособии материал представлен с пояснительной информацией к каждому конкретно виду отчета или плана.

 

 

Годовой информационный отчет

 

Отчет заполняется согласно схеме, предоставляемой отделом методической и библиографической работы.

В направлениях описываются наиболее яркие мероприятия, фотографии прилагаются либо в тексте, либо отдельной папкой к отчету.

Электронный вариант сохраняется под названием «Отчет13_б-ка№1» (год будет меняться, а нумерация для каждой библиотеки своя).

Титульный лист и в электронном и печатном вариантах не имеет никаких сокращений – название организации прописывается полностью: Пример: Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система» библиотека № 1 им. В. Маяковского библиотечно-информационный центр.

Отчет утверждается директором.

Правила оформления:

Шрифт Times New Roman, 12, выравнивание текста по ширине, интервал 1,0. Новый абзац с красной строчки.

Внимательно по всему тесту должны соблюдаться знаки препинания, проставляться в едином стиле кавычки – «», в конце предложения ставиться точка, окончания изменяются у слов согласно правилам русского языка.

Не допускается использование фраз: «В нашей библиотеке мы провели», «У нас прошло», «Мы считаем, что работали хорошо» и т.п.

В тексте использовать следующие выражения: Пример: «В библиотеке № 1 им. В. Маяковского сотрудники провели», «В сентябре в библиотеке № 1 им. В. Маяковского прошло», «Анализируя работу можно сделать следующие выводы», «Количество мероприятий на сегодняшний день в библиотеке № 1 им. В. Маяковского проведено_», «Качество работы можно оценить по анализу данных деятельности экологического направления» и т.п.

Цифры, указанные в тестовом варианте отчета, должны совпадать с цифрами в таблице, которая прилагается к отчету, а также с Таблицей в тесте 7.3.3 Статистика:

Пример:

В тесте:

Было проведено:

Дней информации: ____16________

Лучшие перечислить:

• ___________
• ___________
• ____________

В таблице:

 

Количество	Год 2012	Год 2013	Динамика
Дней информации	14	16	+2

Годовой отчет пишется перед планированием, для того чтобы на основе анализа деятельности за отчетный период ориентироваться, что планировать в следующем году.

В отчете делается анализ каждого направления.

В анализе использовать следующие выражения: ПРИМЕР: «Коллектив библиотеки № 1 им.В. Маяковского в течение года выполнял следующие задачи:… Со всеми поставленными задачами по данному направлению справился успешно или Не удалось на практике осуществить то и это по той причине. По сравнению с прошлым 2012 годом мероприятий по этому направлению проведено меньше, потому то. Применялись компьютерные технологии… Не удалось решить следующее … по причине… Использование инновационных форм работы не проводилось или Использование инновационных форм работы привело к росту основных показателей, увеличилось (уменьшилось) количество задолжников… Востребованными можно считать…»

Учет издательской деятельности в течение года ведется в части дневника, рекомендованной для заполнения отделом методической и библиографической работы. В конце года итог переносится в таблицу. Цифры должны совпадать. В Таблице «Учет справочно-библиографической и информационной деятельности» в колонке «Издания» дается общее количество всех выпущенных рекламных, информационных, библиографических, рекомендательных материалов больших и малых форм.

Все основные показатели и статистические данные должны совпадать с данными Дневников работы структурных подразделений.

За предоставление недостоверных данных несет ответственность заведующий библиотекой. Нарушение наказывается административно.

Годовой отчет заведующий структурным подразделением сдает в отдел методической и библиографической работы, после корректировки утверждается директором и распечатывается в 2-х экземплярах. Один остается в ОМБР, другой хранится непосредственно в структурном подразделении.

 

Квартальный отчет

Цифровой отчет содержит статистические показатели за три месяца.

Все колонки должны быть заполнены. Если что-то не проводилось, в соответствующей колонке ставится прочерк.

Цифры подаются в сравнении с прошлым годом. Должны быть указаны количество проведенных мероприятий и присутствующих на них.

 

Отчет за полугодие

Отчет за полугодие состоит из трех частей: Основные статистические показатели за полугодие, Анализ деятельности БИЦ и Анализ индивидуальной работы.

Цифровые показатели за полугодие должны показываться в сравнении с прошлым годом этого периода, т. е. июнь 2012 и июнь 2013. Цифровые показатели не должны сильно разниться с показателями прошлого года.

 

Ежемесячный отчет

Все колонки должны быть заполнены. Не допускается добавление или удаление столбцов или строк. Все заполняется согласно таблице, предоставляемой отделом методической и библиографической работы.

Отчет содержит информацию о проведенных мероприятиях и цифровые показатели за месяц.

 

Годовой план

Основным и обязательным для всех библиотек является годовой план, требующий большой, продуманной работы. Обычно план подготавливается за 2-3 месяца, процесс этот – поэтапный. На первом этапе проверяют ход реализации плана текущего года, изучают его достоинства и недостатки, выявляют изменения в деятельности библиотеки в истекшем году, намечают предложения для плана наступающего года. Задачи библиотеки на будущий год формулируют на основе изучения директивных материалов по библиотечному делу, указаний к составлению плана от руководства.

План составляется по направлениям, четко по таблице, предоставляемой отделом методической и библиографической работы. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ добавление или удаление столбцов. Не удаляется и Не заполняется столбец с названием «Ответственные». Зону ответственности проставлять только в ежемесячном плане.

НЕ ДОПУСКАЕТСЯ использование двойственных или двусмысленных названий, неоконченных или вырванных из текста цитат.

Пример:

«По Дону гуляет», «Есть предложение», «Будем думать» (не допустимо)

 

К Годовому плану в «Таблице учета информационной и библиографической деятельности» заполнять ВСЕ столбцы. Не допускается добавление или удаление столбцов и строк. Цифры в столбце «Библиотечные уроки, экскурсии» должны быть подтверждены цифрой в тексте.

Пример: Экскурсии в библиотеку – 4 указать в разделе Годового плана 2.5 Реклама библиотеки. Если придуманы названия экскурсий, их можно показать в плане в разделе к Дню библиотек, к Дню знаний, к Неделе детской книге и т. п.

Правила оформления:

В строках и столбцах Шрифт Times New Roman, 12, выравнивание текста по левому краю, интервал 1,0.

Все названия мероприятий писать в кавычках – «». Внимательно по всему тесту соблюдать знаки препинания, кавычки проставлять в едином стиле.

Каждое следующее мероприятие пишется в новой строке Пример:

Правильно: Пример 1: 4 столбца. Столбец «Ответственные» не заполняется

 

Наименование мероприятия	Форма	Сроки	Ответственные
«И матушка Россия будет помнить нас!»	Беседа – диалог 2-4 класс	Ноябрь
«Сыны Отечества, освободившие Россию»	Литературно-исторический вечер 5-7 класс	Ноябрь
«В единстве наша сила»	беседа	Ноябрь

 

Пример 2: Неправильно (2 мероприятия в одной строке, заполнена зона ответственности)

 

Наименование мероприятия	Форма	Сроки	Ответственные
«Сыны Отечества, освободившие Россию» «За землю русскую»	Открытый просмотр   Историко – поэтический вечер	Ноябрь	Иванова

 

Пример 3: Неправильно (3 столбца, удалена зона ответственности)

 

Электронный вариант плана сохраняется под названием План14_б-ка№1 (год будет меняться, нумерация библиотеки для каждого своя).

Годовой план корректируется ежеквартально с учетом хода его выполнения и новых заданий.

Важно знать причины планирования деятельности. Это подготовка к постоянным изменениям, необходимость для развития библиотеки, эффективность реализации намеченных задач, гибкое реагирование на постоянное воздействие окружающей среды.

 

Ежемесячный план

Заполняются все столбцы и строки. Если что-то отсутствует или не будет проводиться, в соответствующем столбце ставится прочерк.

В ежемесячном плане проставляется зона ответственности, т.е. указывается фамилия сотрудника, ответственного за мероприятие. В плане обязательно указывается название программы, клуба, цикла и т.п., в рамках которого мероприятие проводится.

Пример:

Цикл «Уроки нравственности»

Беседа «Как научить ребенка быть добрым»

Программа «Ориентир»

Устный журнал «Выбираем профессию»

Программа «Сердечко»

Обзор «Книги, которые учат дружить»

 

В ежемесячном плане проставляется конкретное время проведения мероприятия (Пример: 12-00). Если мероприятие переносится, об этом сообщается заблаговременно в отдел методической и библиографической работы.

НЕ ДОПУСКАЕТСЯ использование двойственных или двусмысленных названий, неоконченных или вырванных из текста цитат (См. пример к Годовому плану).

 

Заключение

Данная методическая консультация призвана оказать помощь в составлении отчетов и планов, сберечь трудозатраты при аналитической работе, сэкономить время и улучшить качество механизма осуществления планово-отчетной деятельности.

Вопросы, возникающие при работе с отчетами и планами можно решить непосредственно в отделе методической и библиографической работы, справочно-информационном отделе или в телефонном режиме с основными специалистами библиотечной системы.

 

Рекомендательная литература

 

1. Библиотековедение. В 2-х ч., Ч. 1. [Текст]: учебное пособие / под ред. В.В. Серова, Е.В. Сеглин. – М.: Книга, 1971. – 288 с.

2. В копилку специалиста: Вып. 1 (5). Методические рекомендации по составлению годовых информационных планов и отчетов. [Текст] : схемы. / МУК МЦБ; МБО; сост. А. О. Кешешян; отв. за вып. – А. О. Кешешян. – Чалтырь, 2008. – 13 с.

3. Организация работы централизованной библиотечной системы [Текст] : инструкции и учетные формы   / под ред. Р.З. Зотовой. – М.: Книга, 1985. – С. 15.

4. Планирование деятельности библиотек. Методика составления плана [Текст] : схема. – Ростов н/Д.: НМО ДГПБ, 2004.

5. Схема годового информационного отчета ЦБС. – Ростов н/Д.: НМО ДГПБ, 2007.

6. Фрумин И.М. Библиотечное дело: организация и управление. [Текст] / И.М. Фрумин. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Книга, 1980. – 272 с.