Инструкции
Информация - Документы
(o)

Инструкция об учете электронных документов, входящих в состав библиотечного фонда - скачать

Инструкция о работе с изданиями, включенными в Федеральный список экстремистских материалов - скачать

Инструкция о порядке учета статистических показателей работы - скачать





















Утверждаю

Директор МБУК «ЦБС»

Е.В. Парасоцкая

__________________

«__»_________2013

Инструкция об учете электронных документов, входящих в состав библиотечного фонда

(Разработана на основании Приказа Министра культуры Российской Федерации от 8.10.2012 г. №1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»)

I. Общие положения



1.1. Учет электронных документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности.


1.2. Учет включает регистрацию поступления электронных документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.






1.3. Учету подлежат все электронные документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.

 

1.5. Учет электронных документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.

1.6 К объектам длительного хранения относятся издания на оптических компакт-дисках с устойчивыми потребительскими свойствами и документы, не имеющие индивидуального материального носителя, при условии, что они находятся на сервере библиотеки. Эти документы учитываются по соответствующей технологии с присвоением инвентарных номеров. Без присвоения инвентарных номеров осуществляется учет дискет, изданий на оптических компакт-дисках временного пользования и электронных журналов, к которым библиотека осуществляет легитимный долговременный доступ. Учету не подлежит основной массив документов, имеющих обращение в Интернете, поскольку отношение к ним библиотеки равно отношению ко всему массиву печатных документов, находящихся вне ее фондов, даже тех, к которым ее пользователи имеют доступ посредством МБА.

 

2. Электронные документы

 

2.1 К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты и др.); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).

 

2.2 Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.

 

2.3 Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск).

 

Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.

 

Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.

 

2.4.  Как одно название учитываются:

отдельно выпущенный компакт-диск;

каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;

комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;

изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.

 

2.5.  В документах на флеш-картах и внешних носителях  как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.

 

2.6. Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.

 

Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.

 

Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.

 

2.7. Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.

 

Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.

 

3 Учет поступления электронных документов в библиотечный фонд

 

3.1 Электронные документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).

 

3.2. Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.

 

Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов.

 

3.3. Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582).*

 

3.4 Оценка стоимости электронных периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.

 

3.4.1. Электронные  документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.

 

3.4.2. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учета библиотечного фонда

Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

 

3.4.3. Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре в соответствии с показателями п. 5.3.1, с указанием даты загрузки поступлений в систему.

 

3.4.4. Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.

 

При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

 

3.5. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.

 

Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.

 

Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.

 

В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).

 

В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите "название" проставляется единица.

 

3.6. Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

 

 

4. Учет выбытия документов из библиотечного фонда

 

Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.

 

4.1.  Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.

 

 

4.2. Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.

 

На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

 

4.3. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

 

 

5. Проверка наличия электронных  документов в составе библиотечного фонда

 

 

5.1. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.

 

Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.

 

5.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", зарегистрированным Минюстом Российской Федерации 08.09.2010 № 18380.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления культуры

города Батайска

О. П. Пащенко

__________________

«__»__________2013 г.

УТВЕРЖДАЮ

Директор МБУК «ЦБС»

города Батайска

Е. В. Парасоцкая

____________________

«__»_______________2013 г.

 

 

 

 

 

 

 

 


Инструкция о работе с изданиями,

включенными в Федеральный список экстремистских материалов

(Инструкция определяет порядок выявления, хранения и использования изданий, включенных в «Федеральный список экстремистских материалов», порядок обслуживания пользователей библиотеки)

1. Общие положения


Настоящая инструкция регламентирует порядок выявления, хранения и использования (выдачи читателям) сотрудниками Муниципального бюджетного учреждения культуры «Централизованная библиотечная система» (далее МБУК «ЦБС») города Батайска изданий, включенных в «Федеральный список экстремистских материалов», опубликованный на официальном сайте Министерства юстиции РФ. (http://www.minjust.ru/ru/activity/nko/fedspisok/) (далее - Федеральный список), в соответствии со ст. 13 Федерального закона РФ «О противодействии экстремистской деятельности» от 25.07.2002 года № 114 в ред. 29.04.2008 г.

 

2. Выявление и хранение изданий

 

В целях исключения возможности массового распространения экстремистских материалов проводится следующая работа:

     Начальник отдела комплектования и обработки литературы МБУК «ЦБС», ответственный за исполнение данной инструкции:

-  следит за обновлением Федерального списка;

-  осуществляет выявление в фондах МБУК «ЦБС» изданий, включенных в Федеральный список.

-  информирует сотрудников МБУК «ЦБС» о наличии в их составе изданий, включенных в Федеральный список и порядке работы с ними.

-  направляет в основной фонд МБУК «ЦБС» отдельным документом

2.2.      Издания, включенные в Федеральный список, книги, брошюры, отдельные номера газет, листовки, плакаты и т.д., выявляются Главным библиотекарем по формированию и учету библиотечного фонда МБУК «ЦБС», исключаются из фондов открытого доступа (Приложение № 1).

Карточки с библиографическими записями на издания, включенные в Федеральный список, изымаются из читательских каталогов и картотек.

2.3.      Издания, включенные в Федеральный список, не подлежат любым видам копирования и передаче на выставки, на абонемент, по межбиблиотечному абонементу, электронной доставке документов.

2.4.      На изданиях, включенных в Федеральный список, проставляют специальный опознавательный знак («восклицательный знак в круге»), означающий, что доступ к изданию ограничен. Соответствующие отметки делаются в топографическом (служебном) каталоге.

2.5.      Издания, включенные в Федеральный список, хранятся в отдельном помещении в закрытых шкафах.

 

3. Обслуживание пользователей

 

3.1.      Издания, включенные в Федеральный список, выдаются через кафедры выдачи читального зала. Перед выдачей издания читатель предупреждается об особом характере его использования, так как издание включено в Федеральный список и на него распространяются ограничения, указанные в п. 2.3. настоящей инструкции.

3.2.      Читатель оформляет заявление по форме (Приложение № 2) и после этого получает заказанные издания. Заявления читателей на издания, включенные в Федеральный список, хранятся в библиотеке.

3.3.      После сдачи издания библиотекарь возвращает издание на место хранения.

3.4..     Ответственность за выполнение данной инструкции несут руководители нижеперечисленных подразделений: (список прилагается).

 

4. Контроль

 

Контроль за исполнением данной инструкции возлагается на директора МБУК «ЦБС».

 

5. Ответственность

 

Ответственность за выполнение данной инструкции несут начальник отдела комплектования и обработки, начальник отдела обслуживания ЦГБ им. М. Горького,  заведующие библиотеками МУК «ЦБС»

 

С инструкцией ознакомлены:

Начальник отдела комплектования и обработки литературы

___________ Чернокнижникова Елена Викторовна «___»__________2013 г.

Начальник отдела обслуживания ЦГБ им. М. Горького

____________ Гречишкина Раиса Анатольевна «___»_________2013 г.

Заместитель директора по работе с детьми

________Федорченко Наталья Владимировна «___»_________2013 г.

Заведующая библиотекой № 1 им. В. Маяковского

_____________Пацук Людмила Викторовна «___»_________2013 г.

Заведующая библиотекой № 2 им. А.П. Чехова

_________Бочкарева  Надежда Дмитриевна «___»_________2013 г.

Заведующая библиотекой № 3 им. А.С. Пушкина

_________Беспалова Светлана Тимофеевна «___»__________2013 г.

Заведующая библиотекой № 4 им. Л.Н. Толстого

_________Смирнова Оксана Юрьевна «___»__________2013 г.

Заведующая библиотекой № 5 им. М. Ю. Лермонтова

__________Ватутина Галина Александровна «___» _________2013 г.

Заведующая библиотекой № 7  им..Есенина

__________Лукина М. П. «__»___________2013 г.

Заведующая библиотекой № 9   им. Н. Некрасова

__________Шмайло Ольга Николаевна «__»___________2013 г.

Заведующая библиотекой № 10 им. И. Тургенева

_________Беленькова О. И. «__»___________2013 г.

Приложение 1

Акт сверки-передачи

имеющихся в фонде библиотеки документов

с «Федеральным списком экстремистских материалов»

от «______»_______________20____ г.

 

 

Комиссия в составе (фамилия, инициалы, должность) составили настоящий акт в том, что в результате сверки имеющихся в фонде МБУК «Централизованная библиотечная система» города Батайска  документов с Федеральным списком экстремистских материалов выявлено __________ (количество) изданий (список прилагается), включенных в указанный список, исключаются из фондов открытого доступа и подлежат передаче в фонд особого хранения.

 

Подписи:__________________

 

 

 

Приложение 2

Образец заявления читателя

 

Директору МБУК «ЦБС»

от читателя (Фамилия, И.О.)

 

Заявление

 

Прошу выдать мне издание (указать автора, название издания).

Я предупрежден, что данное издание внесено в Федеральный список экстремистских материалов и не подлежит массовому распространению.

 

Дата

Подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Начальник Управления культуры города Батайска

О.П. Пащенко

«___»___________________2013 г.

УТВЕРЖДАЮ

 

Директор МБУК «ЦБС» г. Батайска                                                                       Е.В. Парасоцкая                                                                       «____»_________________2013 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

Инструкция

о порядке учета статистических показателей работы

МБУК «Централизованная библиотечная система» города Батайска

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.         ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Данная Инструкция определяет единый порядок и требования к организации учета обслуживания пользователей в структурных подразделениях (библиотеках и функциональных   отделах) Муниципального бюджетного учреждения культуры «Централизованная библиотечная система» города Батайска (далее – ЦБС).

1.2.Инструкция разработана на основании ГОСТа 7.20-2000 «Библиотечная статистика» и Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной приказом МК РФ  № 590 от 02.12.98, Приказа МК РФ от 8.10.2012 № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» согласно Федеральному закону от 29.12.1994 №78-ФЗ «О библиотечном деле», а также по материалам РБА «Ключевые проблемы коллекций электронных ресурсов: руководство для библиотек» от 2012 года.

1.3.Инструкция предназначена для персонала структурных подразделений библиотек, занятых обслуживанием

1.4.Основными формами первичной учетной документации при обслуживании  пользователей в библиотеке являются:

1.5. Контроль учета статистических данных  в библиотеке (структурном подразделении) еженедельно осуществляет заведующая библиотекой.

1.6. В инструкции используются следующие  основные термины с соответствующими определениями по ГОСТу 7.73-96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», ГОСТу 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность. Библиография. Термины и определения», ГОСТу 7.20-2000 «Библиотечная статистика», ГОСТу 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения», а также систематизированному толковому словарю по информатике:

посещение - приход пользователя в библиотеку, зарегистрированный в

контрольном листке или формуляре читателя, другой документации, принятой в

библиотеке, а также в электронной базе данных

запрос пользователя библиотеки - требование пользователя библиотеки на

предоставление библиотечной услуги

выдача документов - предоставление документа по запросу пользователя

библиотеки на абонементе, в читальном зале или через электронные

информационные сети

мероприятие - совокупность действий, организационных форм,

ориентированных на контактные группы пользователей в целях удовлетворения их

потребностей в знании, информации, общении, отдыхе

отказ - неудовлетворенный запрос пользователя библиотеки

экземпляр - каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или

выбывающая из него

годовой комплект - совокупность номеров (выпусков) периодических

изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда и выдачи документов

подшивка (переплетная единица) - совокупность номеров периодических

изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в

одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда и выдачи документов

база данных - набор данных, который достаточен для установленной цели и

представлен на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять

автоматизированную переработку содержащейся в нём информации

полнотекстовая база данных - текстовая база первичных данных,

содержащая полные тексты документов

ридер (Reader) – электронное устройство для чтения электронных книг, документов, внешний носитель

электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для

использования которого необходимы средства вычислительной техники

электронное издание - электронный документ, прошедший редакционно-

издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде,

имеющий выходные сведения

электронная книга – книга в электронном формате, предназначенная для выдачи и использования в интернет-браузере на компьютере или другом электроном устройстве, таком как ридер.

К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты и др.); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы)

1.7.      Основными формами первичной учетной документации в библиотеке

при обслуживании пользователей являются:

электронная регистрационная форма удаленного пользователя;

- IР адрес удаленного пользователя библиотеки, зарегистрированный в

карточке посетителя сайтов библиотеки с помощью системы интернет-статистики;

-читательский формуляр,

-регистрационная карточка абонента МБА, контрольный листок,

- листок заказа на копию документа,

- электронный заказ на документ удаленного пользователя,

-  договор с юридическим лицом на информационно-библиотечное

обслуживание,

-  бланк-заказ на документ по МБА.

1.8.     Основными формами документации для фиксирования суммарного учета

в структурных подразделениях являются лист (тетрадь) учета статистики структурного подразделения и Дневник работы структурного подразделения.

Данные суммарного учета структурного подразделения фиксируются

ежедневно в Дневнике работы структурного подразделения,

Дневник работы структурного подразделения, тетрадь учета статистики

библиотеки могут быть представлены в двух формах: традиционной (на бумажном

носителе) и электронной обязательной ежемесячной распечаткой на бумажном

носителе).

Факультативные записи в разделах Дневника работы структурного

подразделения определяются каждым структурным подразделением самостоятельно.

1.6 Итоги обслуживания пользователей подводятся в Дневнике работы СП ежемесячно.

Примечание:

Формуляр служит учетным документом пользователя. Он фиксирует регистрационный номер (который сохраняется за пользователем до конца года), фамилию, имя, отчество, возраст, др. сведения, а также даты посещения (в т.ч. продления по телефону) и выданные документы.

В «Дневнике работы» ведется:

-  учет читателей по возрастному составу (до 14 лет, с 15 до 24 лети др.),и профессиональной принадлежности (рабочие, служащие, учащиеся школ и иных общеобразовательных учреждений (дошкольники, 1- 4 кл., 5 – 9 кл., руководители детского чтения, прочие – для детских библиотек и детских отделений), учащиеся ТУ, профессиональных лицеев, колледжей, техникумов, учащиеся ВУЗов  и др.;

-  учет посещаемости, в т.ч. на мероприятиях;

-  учет выдачи документов и их копий;

-  учет библиографических справок;

-  учет мероприятий;

1.10. В структурных подразделениях, обслуживающих пользователей,

суммарный учет статистики осуществляют главные или ведущие специалисты. В их должностной     инструкции     обязательно     фиксируются     эти     обязанности     и

ответственность за достоверность предоставленной информации.

1.11. Контроль учета статистических данных в структурном подразделении

еженедельно осуществляет заведующие структурными подразделениями.

1.12.        Заведующие отделами, главные и ведущие специалисты, отвечающие за

организацию учета в структурном подразделении, несут персональную

административную ответственность в случае обнаружения недостатков в учете

обслуживания пользователей, повлекших за собой предоставление недостоверной

статистической информации и искажение официальной статистической отчетности

библиотеки в соответствии со ст. 13.19 Закона РФ «Об ответственности за нарушение

порядка предоставления государственной статистической отчетности» от 13.05.92

№2761-1.

1.12.           В библиотеке устанавливаются следующие сроки отчетности:

ежемесячно, заведующие структурными подразделениями библиотеки

делают сверку статистических данных по дням в Дневнике работы структурного

подразделения и сдают  отчет зам. директору ЦБС.

ежеквартально, не позднее 2 числа следующего месяца, заведующая структурным подразделением предоставляет заместителю директора по обслуживанию пользователей статистические данные по учету обслуживания пользователей библиотеки за прошедший период.

ежегодно, не позднее 10 января, зав. структурными подразделениями предоставляет директору МБУК «ЦБС» статистические данные по учету обслуживания пользователей библиотеки за год для составления годового отчета и заполнения формы 6-НК федерального государственного статистического наблюдения.

 

1.7.Лица, искажающие статистическую отчетность,  несвоевременно учитывающие данные статистики и нарушающие сроки предоставления информации, несут ответственность в соответствии с Законом РФ «Об ответственности за нарушение порядка предоставления государственной статистической отчетности» от 13.05.92  № 2761-1.

 

 

2.          УЧЕТ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

2.1. Понятие «пользователь библиотеки» рассматривается как обобщающее – физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами библиотеки: читатель, посетитель мероприятия, абонент, пользователь, обращающийся в библиотеку через электронные информационные сети и к серверу библиотеки через Интернет. Оно может быть применено ко всем физическим или юридическим лицам, пользующимся любыми услугами библиотеки.

2.2. Общее количество пользователей будет состоять из суммы обращающихся в библиотеку: читателей, абонентов, посетителей мероприятий и пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети.

2.3. Единицей учета пользователя является лицо, зарегистрированное в карточке регистрации читателя в картотеке/тетради учета регистрации читателей или формуляре читателя.

 2.4. Единицей учета пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, является код (уникальный IP-адрес) пользователя (лица или организации), зафиксированный на сервере статистических данных http://rating.openstat.ru

Учет общего числа пользователей, обращающихся в библиотеку  через электронные информационные сети, осуществляется по количеству неодинаковых кодов(уникальный IP-адрес) лиц и организаций, зарегистрированных на статистических данных http://rating.openstat.ru,  в архиве оператора проекта «Виртуальная справка»

2.5.  Учет пользователей ведут структурные подразделения библиотеки, занимающиеся обслуживанием пользователей

2.6. Основанием для учета пользователей в структурных подразделениях библиотеки является их обращение в данный отдел с целью получения, возврата  документов, продления сроков пользования ими, получения справки, посещения мероприятия.

2.7.   Запись пользователя производится в соответствии с Правилами пользования библиотекой. Основным учетным документом является читательский формуляр или карточка регистрации читателя

2.8.         Количество   пользователей структурного подразделения определяется на основании регистрационных данных записи и перерегистрации за текущий год в данном отделе. Учет ведется согласно порядковым номерам записи или перерегистрации пользователей этого структурного подразделения.

2.9.   Структурные подразделения библиотеки обязаны  вести учет сотрудников библиотеки, пользующихся услугами их отдела, и включать эти данные в учет пользователей своего отдела, отражая данные ежедневно в библиотечной статистике.

2.10.           Обслуживание сотрудников и пользователей библиотеки осуществляется только после предварительной записи в библиотеку.

2.11.           Перерегистрация пользователей проводится ежегодно с 1 января во всех структурных подразделениях библиотеки.

2.12.           Учет пользователей в библиотеках МБУК «ЦБС» осуществляется для установления  объемов деятельности и определения общего количества пользователей МБУК «ЦБС»


3. УЧЕТ ПОСЕЩЕНИЙ  (ОБРАЩЕНИЙ)

3.1.               Посещение – это обращение читателя в библиотеку за получением литературы, библиографической информацией или с другой целью в соответствии с функциями, выполняемыми библиотекой.

3.2.               Понятие «обращение» отражает новое явление библиотечной жизни – не физический приход человека в библиотеку, а обращение в нее через Интернет.

3.3.                Единицей учета посещений является одно посещение библиотеки или любого структурного подразделения для записи, перерегистрации, получения, возврата документов и продления сроков пользования, получения справок и консультаций, работы со справочно-библиографическим аппаратом, участия в массовых мероприятиях, проводимых библиотекой, поиска информационных ресурсов в ИНТЕРНЕТ, обращения к электронной библиотечно-информационной сети и т.д., зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке (формуляр читателя, Дневник учета работы библиотеки).

3.4.                 Посещение является количественным показателем библиотечной статистики, характеризующим объем работы библиотеки и читательскую активность.

3.5. Учет числа посещений ведут  структурные подразделения, занимающиеся обслуживанием пользователей.

3.6. Статистика обращений к сайтам библиотек МБУК «ЦБС» ведется  с помощью специальных сервисов (счетчиков), предназначенных для внешнего независимого измерения посещаемости сайта. Счетчик учета обращений http://rating.openstat.ru находится на всех страницах сайтах МБУК «ЦБС» г. Батайска

3.7. Учет обращений на сайт МБУК «ЦБС» г. Батайска осуществляет заведующий отделом ЦПИ ежеквартально при составлении квартальных и годовых статистических отчетов работы МБУК «ЦБС» г. Батайска

3.8. Количество обращений на сайт МБУК «ЦБС» г. Батайска суммируется с количеством посещений, учтенных каждым структурным подразделением библиотеки, и составляет общее количество посещений МБУК «ЦБС» г. Батайска

3.9. Все  структурные подразделения обязаны  учитывать посещения сотрудников библиотек ЦБС с целью получения, возврата документов и продления сроков пользования ими, получения справок и консультаций, работы со справочно-библиографическим аппаратом, а также их участие в массовых мероприятиях, проводимых библиотекой.

3.10.           Учет посещений структурные подразделения ведут ежедневно в  Дневнике работы структурного подразделения.

3.11.           Учет посещений на массовых мероприятиях входит в общее число посещений библиотеки

3.12.           Учет посещений на мероприятии, проведенном вне библиотеки, осуществляется в третьей части Дневника работы



4.                     УЧЕТ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ  И ИХ КОПИЙ


4.1.               Единицей учета выдачи для всех видов изданий и их копий является экземпляр документа.

4.2.               Единицей учета выдачи периодических изданий является экземпляр или подшивка.

4.3.               Учет выдачи копий и документов с выставки входит в общее число выданных документов.

4.4.               Учет выдачи литературы с выставки может осуществляться путем обозначения количества выданных с  выставки книг в Дневнике учета работы библиотеки (и/или Паспорте книжной выставки) путем ежедневного наблюдения и проставления счетных палочек (от 1 до10) в листе (тетради) ежедневной статистики в течение всего срока экспонирования выставки.

4.5.               В Паспорте книжной выставки (Приложение № 1) учет ведется по следующим параметрам:

- дата экспонирования выставки;

- название выставки (допустимо указывать подразделы выставки);

- количество представленной литературы;

- количество выданной литературы;

- место проведения;

- Ф.И.О. ответственного сотрудника, готовившего выставку.

Взятые с выставки книги записываются в читательский формуляр и отмечаются в Паспорте книжной выставки. После окончания работы выставки общее количество выданных книг заносится в Дневник учета работы библиотеки.

4.6.               Учет выдачи копий документов осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов.

4.7.               Учет выдачи копий документов независимо от вида носителей ведется так же, как учет экземпляра оригинала:


4.7.1.                 Копии многостраничных документов учитываются как один экземпляр.

4.7.2. Единицей выдачи печатной копии электронного документа (через принтер) является экземпляр.

4.7.3. Единицей выдачи электронной копии печатного документа (через сканер) является экземпляр.

4.7.4. Единицей выдачи электронной копии электронного документа (1 файл) является экземпляр.


4.8.               Учет выдачи документов производится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре пользователя. Выдача копий документов также фиксируется в формуляре пользователя.

4.8. Выдача неопубликованных материалов, содержащихся в отдельной папке (подборки ксерокопий публикаций по какой - то теме, персоне и т.п.) учитывается по числу папок, выданных пользователю.

4.9.  Выдача аудиокассет, видеокассет, электронных изданий учитывается по количеству выданных кассет, дисков, электронных изданий. В документах на флеш-картах и внешних носителях (ридерах)  как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие. Выдача электронных изданий на самостоятельном носителе (дискета, диск, флеш-карта) учитывается по количеству выданных экземпляров.

4.10.  Выдача комплектов аудиокассет, видеокассет, электронных изданий, объединенных общим названием, учитывается по количеству дисков, кассет, электронных изданий в комплекте.

4.11.  Выдача аудио-видеодокументов, электронных изданий, являющихся приложением к произведениям печати (книге, журналу), не учитывается.

4.12. Продление срока чтения книги по просьбе читателя (в т.ч. и по телефону или через сайт) рассматривается как новая выдача.

4.13. В читальных залах с открытым доступом к фондам учет выдачи ведется путем подсчета книг, снятых читателем для работы с полок, возвращаемых после использования библиотекарю и зафиксированных в формуляре читателя.

4.14. Учету подлежат все виды документов, выдаваемых пользователю в структурных подразделениях библиотеки, как из подсобного фонда, так и из основного фонда, документы, полученные из других библиотек по МБА, а также через электронные информационные сети.

4.15. Учет общего числа выданных документов в библиотеке производится суммирование числа экземпляров, зарегистрированных каждым подразделением библиотеки

4.16. Понятие «просмотр» вводится новой категорией в понятие учета библиотечной выдачи – 1 просмотр страницы библиотечного сайта приравнивается к единице учета выдачи документа и фиксируется счетным сервисом http://rating.openstat.ru, установленным на каждой странице сайта. Учет просмотров (электронной книговыдачи)  ведет каждая библиотека, имеющая свой электронный ресурс.

4.17. Учет электронных книг (документов), поступивших в фонд библиотеки и размещенных на электронное устройство для чтения электронных книг - ридер (Reader), ведется в Журнале учета электронных документов, размещенных на электронное устройство (Приложение № 2)


5. УЧЕТ СПРАВОК


5.1. Под библиографической справкой понимается ответ на конкретный запрос, сообщаемый устно (по телефону или лично) или в письменной форме.

5.2. Учет справок производится во всех  структурных подразделениях МБУК «ЦБС» г. Батайска

5.2. Контроль за учетом справок в структурных подразделениях ЦБС осуществляет ежеквартально Отдел методической и библиографической работы

5.3.Учету подлежат справки:

-         Тематические;

-         на уточнение библиографических данных;

-         фактографические;

-         адресно-библиографические;

-         обзорно-аналитические,

поступившие в библиотеку, независимо от способа их передачи (по почте, в том числе и электронной, телефону, при непосредственном контакте с пользователем).

Учету подлежат также методические консультации по разъяснению правил пользования библиотекой, по использованию информационных изданий и справочно-библиографического аппарата, каталогов, указателей, баз данных и т.п. (для запросов ориентационного характера), по методике библиотечной работы.

5.4. Учет выполненных справок и консультаций ведется в Дневнике учета работы библиотеки (структурного подразделения).

5.5. Единицей учета является устная или письменная справка, содержащая сведения:

-         по одной теме,

-         об одной уточненной библиографической записи,

-         об одном установленном издании,

-     об одном установленном факте,

а также устная или письменная методическая консультация по одному вопросу

5.6. Учет тематических справок производится по числу выполненных тематических запросов в виде библиографических списков или тематических подборок по одной теме.

5.7. Учет справок на библиографическое уточнение производится по числу уточняемых библиографических записей независимо от количества уточняемых элементов в одной записи.

5.8. Учет адресно-библиографических справок ведется по числу документов, наличие которых в фонде библиотеки требуется установить.

5.9. Учет разовых фактографических справок ведется по числу выявляемых (устанавливаемых) фактов статистического, адресного, топографического, биографического, хронологического и другого характера.

5.10. Учет обзорно-аналитических запросов ведется по числу справок, включающих обзорно-аналитические сведения (при выполнении аналитических запросов).

5.11. Переадресованные запросы как выполненные не учитываются.

5.12. Библиографические справки, выполненные в кооперации несколькими отделами, учитываются каждым отделом, принимавшим участие в работе над справкой.

5.13. Адресный запрос, требующий библиографического уточнения, считается за одну единицу учета и учитывается как уточняющий.

5.14. Тип выполненной справки может не соответствовать типу запроса в случае, если в ответ на запрос фактографического характера рекомендуется литература по теме. В этом случае запрос учитывается как тематический.

5.15. Учет справок в проекте «Виртуальная справка» осуществляется с помощью электронного счетчика статистики на сервере статистических данных портала Library в архиве оператора справки-сотрудника МБУК «ЦБС» г. Батайска.



6.      УЧЕТ МАССОВОЙ РАБОТЫ

6.1. Учет массовой работы ведут структурные подразделения МБУК «ЦБС» г. Батайска, занимающиеся обслуживанием.

6.2. Контроль за учетом массовой работы в структурных подразделениях осуществляют организационно-методические отделы МБУК «ЦБС» г. Батайска.

6.3. Единицей учета всех видов массовой работы и мероприятий библиотек является мероприятие – читательская конференция, презентация, выставка, устный обзор, День информации, и т.п.

6.4. Учет всех видов массовой работы производится по числу мероприятий, зарегистрированных в Дневнике учета работы библиотеки.

6.5. Дополнительно в Дневнике учета работы библиотеки (а также Паспорте мероприятия) ведется учет экспонируемых и выданных документов и суммарное количество участников мероприятий.

6.6. Единицей учета посетителей массовых мероприятий является лицо, посетившее мероприятие и зарегистрированное в Дневнике учета работы библиотеки и Паспорте мероприятия.

6.7. В Паспорте массового мероприятия (Приложение № 3) отражаются:

- дата проведения;

- форма проведения;

- название мероприятия;

- место проведения;

- количество присутствующих, в т.ч. по основным читательским группам;

- количество представленных документов;

- количество выданных документов (в т.ч. по отраслям знания);

- содержание или составные части мероприятия;

- подразделения, участвующие в подготовке и проведении мероприятия, и Ф.И.О. сотрудников;

- Ф.И.О. ответственного за учет мероприятия в основных показателях библиотеки.

6.8. При проведении циклов мероприятий (недель, декад, месячников) учитывается каждое мероприятие, входящее в цикл.

6.9. Комплексное мероприятие, которое включает одновременно проведение нескольких форм массовой работы (например, выставка и устный библиографический обзор), учитывается как одно, но составляющие этого мероприятия указываются в Паспорте мероприятия или Дневнике учета работа библиотеки.

6.10. Мероприятие, в организации и проведении которого участвовало несколько структурных подразделений, учитывается один раз. Число посетителей мероприятия, совместно проведенного несколькими структурными подразделениями, учитывается одним структурным подразделением.

6.11. Мероприятие, проведенное вне библиотеки, учитывается на общих основаниях в Дневнике работы и паспорте мероприятия.



7.      УЧЕТ РАБОТЫ ВНЕ СТАЦИОНАРНОГО БИБЛИОТЕЧНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ (ПУНКТОВ ВЫДАЧИ, КНИГОНОШЕСТВА)


7.1. Пункт выдачи - форма внестационарного библиотечного обслуживания, может быть организован любой библиотекой для библиотечного обслуживания пользователей по месту жительства, работы или учебы. Договор на организацию пункта выдачи подписывает заведующая библиотекой.

7.2. Учет работы в библиотечном пункте и пункте выдачи такой же, как в стационарной библиотеке.

7.3. Один раз в квартал и в конце года в стационарной библиотеке суммируются отчетные данные о работе всех пунктов выдачи.

7.4. К внестационарному обслуживанию относится книгоношество, т.е. обслуживание отдельных категорий читателей, не имеющих возможности самостоятельно посещать библиотеку (инвалиды, пенсионеры, жители отдаленных районов) Оно осуществляется библиотекарем, волонтером или активистом библиотеки. На каждого читателя, обслуживаемого книгоношами на дому, заполняется формуляр по ГОСТу формуляра стационарной библиотеки.

7.4.1. Учет читателей, книговыдачи и посещений производится по стандартной схеме стационарной библиотеки согласно Инструкции о порядке учета статистических показателей работы.

7.4.2. Формуляры читателей, обслуживаемых книгоношами, имеют отметку «КН» хранятся в отделах обслуживания в библиотеке за разделителями с фамилиями книгонош, стоят в алфавитном порядке.

7.4.3. При посещении читателей книгоноша вместе с книгами берет с собой формуляры читателей, оформляет выдачу или возврат библиотечных изданий. Читатель расписывается в получении издания.



8.      ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

8.1. На основании Дневника учета работы библиотеки заведующие библиотек и функциональных отделов заполняют бланк статистической отчетности за 1, 2, 3 квартал текущего года, 11 месяцев, за год, а также составляют ежегодный аналитический текстовый отчет о работе библиотеки.

8.2. График сдачи статистических и текстовых отчетов ежегодно утверждается приказом директора МБУК «ЦБС» г. Батайска.


9.      УЧЕТ ОТКАЗОВ

9.1. Единицей учета отказов на документы, их копии и справочно-информационное обслуживание является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в картотеке отказов

9.2. Учет отказов ведут структурные подразделения библиотек, обслуживающие читателей

9.3. Учет общего числа отказов по библиотеке проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в структурном подразделении библиотеки в журнале/тетради/картотеке отказов с указанием цифровых данных по каждой причине отказа – «нет на месте», «неверное местонахождение», «отсутствует в библиотеке»



10.  ХРАНЕНИЕ  УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ


10.1    В библиотеке устанавливаются следующие сроки хранения форм
учетной документации
по учету обслуживания:

-Статистические показатели учтенные с помощью системы интернет-
статистики распечатываются ежемесячно и подшиваются к Дневнику структурного подразделения, ведущего этот учет, хранятся в течение 3 лет

- листы учета статистики структурного подразделения хранятся в отделе в
течение 1 года,

- читательские формуляры в течение 3 лет

- регистра ционная карточка абонента МБА в течение 1 года,

- листок посещения массового мероприятия в течение 1 года

- листок заказа копии документа в течение 1 месяца

-электронный заказ на документ удаленного пользователя в течение 1 месяца
после выполнения,

-договор с юридическим лицом на информационно-библиотечное обслуживание в течение 1 года,

-бланк-заказ на документ по МБА в течение 1 года

- Дневник работы структурного подразделения в течение 3 лет

- Журнал учета статистики библиотеки в течение 3 лет


10.2. Статистические и текстовые отчеты библиотек и функциональных отделов подлежат постоянному хранению в библиотеках и функциональных отделах.

10.3. Сводные статистические и текстовые отчеты МБУК «ЦБС» г. Батайска подлежат постоянному хранению в методическом отделе.







Приложение № 1 к Инструкции о порядке учета статистических показателей работы библиотек МБУК «ЦБС» г.Батайска.

Централизованная библиотечная система г. Батайска

Библиотека № _________


Паспорт книжной выставки


Название выставки:

Дата экспонирования:

Место проведения:

Ф.И.О. ответственного сотрудника:

Количество представленной литературы:

Количество выданной литературы:

О выставке (кратко; допустимо указать подразделы выставки):

Приложение № 2 к Инструкции о порядке учета статистических показателей работы библиотек МБУК «ЦБС» г. Батайска.

Централизованная библиотечная система г. Батайска

Библиотека № _________


Паспорт мероприятия


Название и форма проведения мероприятия:

Дата проведения:

Место проведения:

Ф.И.О. ответственного сотрудника:

Количество присутствующих:

(в том числе детей ___________, в том числе юношества ___________)

Количество представленной литературы:

Количество выданной литературы:

Содержание и составные части мероприятия (кратко):


Приложение № 3 к Инструкции о порядке учета статистических показателей работы библиотек МБУК «ЦБС» г. Батайска


Централизованная библиотечная система г. Батайска

Библиотека № _________



Журнал учета электронных документов,

размещенных на электронное устройство__№__________    ______________________

(название устройства)


Дата

поступления документа

Название книги (документа)

Адрес ресурса, откуда скачали материал

Информационный знак (0+…,18+)

Дата

выбытия документа

Подпись ответственного за скачивание


Использованная литература:

  1. Справочник библиотекаря. – СПб.: Профессия, 2002. – 448 с.
  2. Справочник библиографа. – СПб: Профессия, 2002. -  528 с.
  3. Сборник основных российских стандартов по библиотечно-информационной деятельности. – Спб.: Профессия, 2006. – С.191-200 (ГОСТ 7.20-2000).
  4. Организационно-правовые основы, фонды и направления деятельности муниципальной библиотеки: инструктивно-методические материалы. – Иркутск: ИОГУНБ, 2008. – С.153-154 (Инструкция по учету библиографических запросов и консультаций).
  5. Справочник руководителя учреждения культуры. - 2007. – № 12. - С.63-64. (Порядок учета статистических показателей).
  6. Организация работы  централизованной библиотечной системы: Инструкции и учетные формы. – М.: Книга, 1985. – 192 с.
  7. Техника работы Централизованной библиотечной системы: Инструктивно-методические рекомендации и учетные формы. – М.: Книга, 1978. – С.28 (учет книговыдачи).
  8. Ключевые проблемы развития коллекций электронных ресурсов: руководство для библиотек [Текст]/ РБА. – СПб, 2012.- 52 с.